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NOTA 3. PRINCIPALES
POLÍTICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES
En su contabilidad
y en la presentación de los estados financieros,
la Compañía observa principios de
contabilidad generalmente aceptados en Colombia
que son establecidos por disposición legal.
En concordancia con lo anterior, a continuación
se describen las principales prácticas
y políticas contables:
Reconocimiento
de ingresos y gastos
Los ingresos
y los gastos se registran en cuentas de resultado
por el sistema de causación.
Cuentas por
cobrar y provisión para protección
Las cuentas por
cobrar se registran por el valor facturado a los
clientes por los servicios prestados. Se constituye
provisión para protección de cartera
con base en el análisis individual de los
saldos y sus expectativas de cobrabilidad.
Inversiones
negociables y permanentes
Las inversiones
negociables están registradas al costo.
Los rendimientos de estas inversiones son abonados
a resultados con base en los intereses exigibles.
Las inversiones
permanentes comprenden acciones o participaciones
que se registran al costo ajustadas por inflación.
Las acciones o participaciones en sociedades en
las cuales hay una participación accionaria
superior al 50% o se cumplen los criterios generales
de subordinación o control definidos por
las disposiciones legales, se registran por el
método de participación patrimonial.
Este método requiere que las variaciones
en el patrimonio de la sociedad en la cual se
tiene la inversión se registren como un
mayor o menor valor de la inversión ajustada
por inflación en la proporción de
la participación. La contrapartida correspondiente
se registra con crédito o débito
en el patrimonio en la cuenta Superávit
Método de Participación, cuando
se trata de las variaciones del patrimonio de
la sociedad en la cual se tiene la inversión,
distintas a la utilidad o pérdida del período,
y débito o crédito al estado de
resultados por las utilidades o pérdidas
del período, en proporción a la
participación en la sociedad correspondiente.
Las participaciones
o dividendos recibidos en efectivo de la sociedad
en la cual se tiene la inversión, registrada
por el método de participación patrimonial,
que correspondan a períodos en los cuales
se aplicó el método de participación
patrimonial, reducen el monto de la inversión
en que su costo fue afectado.
Las participaciones
o dividendos recibidos de inversiones registradas
al costo ajustadas por inflación se registran
como ingreso en el período en que son decretados.
Se registran
valorizaciones de acciones por la diferencia entre
el costo ajustado, incluido el efecto del método
de participación patrimonial, y el valor
intrínseco de las inversiones determinado
este con base en estados financieros hasta con
dos meses de antigüedad. Si el valor intrínseco
de las inversiones es inferior al costo ajustado
por inflación, incluido el efecto del método
de participación patrimonial, por la diferencia
se constituye provisión con cargo a los
resultados del año.
Se constituye
provisión individual para protección
de inversiones cuando el valor comercial es inferior
al costo ajustado.
Inventarios
Los inventarios
se registran al costo, reducido al cierre del
ejercicio a su valor de mercado si este es menor.
El costo de los inventarios se determina con base
en el método promedio.
Gastos pagados
por anticipado
Los gastos pagados
por anticipado incluyen principalmente partidas
monetarias como primas de seguros y mantenimiento
de equipos que se amortizan con base en causación.
Propiedades,
planta y equipos y depreciación de activos
Las propiedades
y equipos son registrados al costo ajustado por
inflación. Toda venta y retiro de tales
activos se descarga por el respectivo valor neto
ajustado en libros y la diferencia entre el precio
de venta y el valor neto ajustado en libros se
lleva a los resultados del ejercicio.
La depreciación
de propiedades y equipos es calculada sobre el
costo ajustado por inflación a partir del
1 de enero de 1992, usando el método de
línea recta con base en la vida útil
de los mismos a las siguientes tasas anuales.
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Edificios
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5%
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Muebles, enseres y equipos
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10%
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Equipos de computación
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20%
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Vehículos
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20%
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A partir de 2000
los pisos 10 y 11 del edificio de la calle 76
y el equipo de cómputo adquirido a partir
de junio de 2000, se deprecian por el método
de reducción de saldos, por considerar
que dicho método reconoce en mejor forma
el uso y el demérito comercial de tales
bienes.
Se contabiliza
superávit por valorizaciones determinado
por la diferencia entre el valor comercial establecido
mediante avalúos comerciales y el valor
neto ajustado en libros.
Los desembolsos
por concepto de mejoras cuyo objeto es aumentar
la eficiencia o incrementar la vida útil
de los activos, al igual que las incorporaciones
realizadas, se capitalizan y se ajustan por la
variación del PAAG a partir del mes siguiente
al de su capitalización; y las erogaciones
que se realizan para atender a su mantenimiento
y reparación, relacionadas con su conservación,
se contabilizan como gastos del ejercicio en que
se producen.
Cargos diferidos
Los cargos diferidos
corresponden a partidas no monetarias como programas
para computador, mejoras en propiedades ajenas,
remodelación de oficinas, estudios y proyectos
y otros conceptos, que se amortizan en el tiempo
de vida útil estimada, después de
ser ajustados por inflación.
Valorización
de activos
Se contabilizan
como valorizaciones de activos, que incrementan
el patrimonio, los excesos de valor comercial
de los activos (establecidos con base en avalúos
técnicos recientes) sobre su valor en libros;
éste último ajustado por inflación.
Tratándose de inversiones el valor comercial
se establece con base en el valor intrínseco;
éste último se determina con base
en estados financieros hasta con dos meses de
antigüedad a la fecha de cierre.
Pasivos laborales
Los pasivos laborales,
inclusive vacaciones acumuladas, se contabilizan
mensualmente y se ajustan al fin de cada ejercicio
con base en las disposiciones legales y los convenios
laborales vigentes.
Impuesto sobre
la renta
Como algunos
otros pasivos el impuesto sobre la renta por pagar
se determina con base en estimaciones. El gasto
por este concepto es determinado con base en los
impuestos por pagar calculados sobre la renta
presuntiva o la ganancia fiscal.
Ingresos anticipados
Los intereses
y servicios recibidos por anticipado se abonan
a resultados con base en su causación.
Conversión
de transacciones y saldos en moneda extranjera
Las transacciones
en moneda extranjera se contabilizan a las tasas
de cambio aplicables que estén vigentes
en la fecha de cada transacción. Los saldos
por cobrar o por pagar al cierre de cada periodo
se ajustan a la tasa de cambio representativa
del mercado a esa fecha, la cual es certificada
por la Superintendencia Bancaria. En lo relativo
a los saldos por cobrar, las diferencias en cambio
se llevan a resultados como ingresos financieros;
las diferencias en cambio generadas por las cuentas
por pagar se registran como gastos financieros,
cuando no son imputables como mayor costo de adquisición
de activos.
Cuentas del
patrimonio
A partir del
1o de enero de 1992 el capital suscrito y pagado
y las utilidades retenidas son ajustados por inflación;
el incremento patrimonial resultante es acreditado
a la cuenta de superávit por revalorización
del patrimonio con contrapartida en la cuenta
de corrección monetaria del estado de resultados.
El ajuste del patrimonio a pesos constantes se
acumula en la cuenta revalorización del
patrimonio, excepto lo correspondiente a valorizaciones
y a la utilidad neta del año.
Cuentas de
orden
Las cuentas de
orden reflejan las operaciones con terceros que
por su naturaleza no afectan la situación
financiera de la entidad. Así mismo incluyen
aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos
de control interno o información gerencial.
Las cuentas
de orden deudoras incluyen:
- El valor de los ajustes por
inflación a los activos no monetarios
- El valor del exceso entre
la renta presuntiva y la renta líquida
pendiente de deducir fiscalmente
- El valor de la cartera castigada
- El valor de la cuenta de revalorización
del patrimonio recapitalizada
Utilidad neta
por acción
La utilidad neta
por acción se calcula con base en el promedio
ponderado de las acciones suscritas y pagadas
en circulación durante el ejercicio.
Estado de
flujos de efectivo
El estado de
flujos de efectivo que se acompaña fue
preparado usando el método indirecto. Este
método concilia la utilidad neta del período
con el efectivo neto provisto por las actividades
de operación. El ajuste resultante de la
reexpresión se presenta como efecto de
la inflación en los flujos de efectivo
del año.
Materialidad
Los estados financieros
y las notas incluyen los ajustes, reclasificaciones
y revelaciones requeridas por las disposiciones
legales. Con base en la información analizada
durante el cierre de los estados financieros y
hasta la fecha de elaboración de este informe,
la administración de la Compañía
no conoce de situaciones de excepción en
cuantías superiores al 5% de la utilidad
neta o de los activos netos que no hubieran sido
objeto de registro o revelación en los
estados financieros o en las notas sobre los mismos.
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